Prestar serviços de qualidade a todos faz parte do cotidiano de qualquer clínica ou consultório. Mas, e quando o paciente deixa de fazer o pagamento corretamente? Como lidar com essa situação?
A inadimplência pode fazer parte da realidade de qualquer clínica. Com a economia mudando constantemente, você deve se preparar para as adversidades, um fator importante para evitar crises.
Levar em consideração a receita da clínica e tudo que deve ser feito para a sua manutenção é de extrema importância para que você não saia prejudicado.
Separamos algumas dicas para lidar com paciente inadimplente no seu consultório, evitando dores de cabeça para os dois lados. Fique atento, pois alguma dessas situações podem lhe auxiliar a evitar prejuízos maiores!
Faça contratos claros e objetivos
Ao realizar um contrato, cada serviço prestado deve ser levado em consideração e repassado para o papel. O contrato verbal não é válido na área jurídica e não serve para nada.
Tenha modelos pré-elaborados para cada serviço prestado na clínica ou consultório, além de informar os preços, prazos e formas de pagamento. Dessa forma as duas partes ficam resguardadas e tudo fica acertado de forma correta.
Registre todo o histórico de cada paciente
Ao realizar o registro de cada paciente, você saberá o que foi feito, quando foi feito e o custo de cada atendimento especificado. Mantenha os dados sempre atualizados para que quando seja necessário fazer a cobrança, o paciente inadimplente simplesmente não tenha “desaparecido” para a realização do contato.
Atualize diariamente todo o fluxo de entrada e saída
Treine sua equipe para que ela faça esse controle de pagamentos todos os dias. Lançando e dando baixas nos pagamentos realizados e nas novas entradas para cobranças. Ao tornar essa prática diária, fica muito mais fácil saber quem está inadimplente e como o caixa está funcionando.
Automatize o controle de pagamento
Manter a organização quando todos os processos são manuais e manuscritos, fica cada vez mais difícil quando o número de pacientes vai aumentando. Que tal usar um software de pagamento para organizar os processos? Já demos dicas de aplicativos e softwares para a gestão do consultório, que você pode dar uma conferida aqui.
Existem softwares de gestão que além de realizar o controle dos pagamentos, todos os dados referentes ao paciente ficam em um único local, com acesso mais rápido e fácil.
Dessa forma fica mais simples saber qual o paciente inadimplente que possui dificuldade de realizar o pagamento em dia e entender o porquê dessa situação.
O calendário sazonal deve ser levado em consideração
No início do ano, os três primeiros meses são considerados os meses com mais índice de inadimplência. Isso por causa das festividades de fim de ano e das vendas realizadas pelo comércio. Nesse período a cobrança deve ser mais rigorosa, com atenção a cada caso.
Estimule o pagamento com cobranças diferenciadas e acordos. Dessa forma a receita do consultório não fica prejudicada e nem o paciente.
Fique atento a forma de pagamento
O “fiado” pode sair mais caro que o imaginado. Essa prática muito frequente deve ser analisada com bastante cuidado e atenção. Ao escolher a forma de pagamento, dê preferência para cartões de crédito e débito, ao qual a garantia de recebimento é maior.
Caso escolha trabalhar com cheques, fique atento. Realizar o controle é mais difícil e o índice de não pagadores é maior.
Se as “notinhas promissórias” podem fazer parte do seu dia a dia, faça uma análise de crédito no SPC SERASA ou Check Express. Dessa forma você saberá se essa pessoa é um boa pagadora ou não.
Tenha sempre uma boa comunicação
Ao manter o relacionamento com o paciente, lembrando a data da consulta, agradecendo pela presença, parabenizando pelo aniversário e outras situações, fica muito mais fácil também realizar a cobrança. Não deixe para fazer essa de última hora ou quando já estiver vencida.
Lembre o paciente alguns dias antes, no dia e caso ele não tiver pago, depois. Com os dias cada vez mais corridos, algumas datas podem passar em branco e muitas vezes o esquecimento faz parte.
Realize acordos para facilitar o pagamento
Existem momentos em que receber o valor integral não será possível. Nessas circunstâncias a melhor forma é realizar um acordo para que o consultório ou clínica não saia prejudicado.
Converse com o paciente de forma simples e objetiva, dividindo o valor e acordando quando esse será pago. É importante ter o comprometimento que o total será pago na data estipulada para que ambas as partes sejam beneficiadas!
Para paciente inadimplente, não existe a fórmula correta do que é certo ser feito ou não. Tenha sempre claro os prazos, contratos e comunicação para que ambas as partes sejam beneficiadas. Reduzir a inadimplência não é algo impossível, basta que você veja a situação de todos os lados. A comunicação e bom relacionamento ainda são as melhores formas de resolver as situações.
